Algemene voorwaarden TOM BOON HOCKEY VZW

1. Algemeen
Tom Boon Hockey (afgekort TBH) is een VZW met als doel het organiseren van veldhockeyevenementen voor jongeren in België en in het buitenland.
TBH stelt de vereiste infrastructuur, materiaal en begeleiding ter beschikking van de deelnemers om een hockeyevenement te verzekeren die voldoet aan de hoogste kwaliteits- en veiligheidsvoorwaarden.

2. Inschrijvingen
Inschrijvingen gebeuren enkel en alleen via de website www.tomboonhockey.be. Een inschrijving wordt definitief bevestigd na het verzenden van het online inschrijvingsformulier. In geval van overschrijding van het maximum aantal ingeschreven deelnemers, zal de volgorde van inschrijving (formulier en voorschot) uitsluitsel geven. Een wachtlijst kan desgevallend opgesteld worden. Met de term deelnemer wordt het kind bedoeld dat deelneemt aan bovenbeschreven stage en waarvoor het voorschot betaald werd. TBH vraagt een e-mailadres van de ouders/voogden van de deelnemers en alle communicatie voorafgaand aan de stage verloopt louter per e-mail. De prijzen voor stage en voorschot staan vermeld op het inschrijvingsformulier.

3. Betalingsvoorwaarden
Na ontvangst van het inschrijvingsformulier, wordt een automatische bevestiging verstuurd op het gemelde email adres. Dit document duidt aan het bedrag van het voorschot en de bankreferenties. Het voorschot moet onmiddellijk na de inschrijving betaald zijn. Slechts één herinnering zal verstuurd worden. Als het voorschot niet betaald is binnen de 5 dagen na de inschrijving, behouden we het recht voor om deze te annueren. Dan moet de deelnemer eventueel terug via de website zich inschrijven.
Het saldo van inschrijvingsgeld dient vóór het begin van de stage betaald te zijn, en dit in overeenstemming met de voorwaarden die voor elk evenement meegedeeld worden. Dit bedrag dekt de kosten voor al het ter beschikking gestelde materiaal met uitzondering van individuele uitrusting: het gebruik van de infrastructuur en de begeleiding. De maaltijden zijn niet inbegrepen in de inschrijvingskost voor de Mini Kids- en Young Players kamps. Een lunchpak moet door de ouders voorzien worden. Eventuele consumpties aan de bar zijn ten laste van elke individuele deelnemer.

4. Annulerings- en terugbetalingsvoorwaarden in geval van overmacht
1. Als het voorschot niet betaald wordt binnen de 5 dagen na de inschrijving, behouden we het recht voor om deze te annuleren.
2. In geval van annulering omwille van een een andere reden dan ziekte of blessure, zal het voorschot terugbetaald worden met een aftrek van 25 EUR (voor de stages zonder overnachting) en 50 EUR (voor de stages met overnachting) als de annulering plaatsvinds minder dan 30 kalenderdagen vóór het begin van de stage. In geval van annulering minder dan 10 kalenderdagen vóór het begin van de stage wordt het voorschot terugbetaald betaald met een aftrek van 50 EUR (voor de stages zonder overnachting) en 100 EUR (voor de stages met overnachting). Het voorschot wordt niet terugbetaald als de annulering plaatvindt minder dan 72 uur vóór het begin van de stage.

3. In geval van annulering omwille van ziekte of blessure, dient een medisch attest ter staving per post verstuurd te worden naar de zetel van de vzw: Joseph Coosemansstraat 58 te 1030 Brussel. Desgevallend zal het volledige inschrijvingsgeld terugbetaald worden indien de annulering meer dan 30 kalenderdagen voor het begin van de stage plaatsvindt. De terugbetaling zal 100% van het inschrijvingsgeld zijn in geval van annulering om medische redenen.
4. Indien een deelnemer een aangevatte stage moet verlaten omwille van blessure, dient een medisch attest ter staving per post verstuurd te worden naar de zetel van de vzw: Joseph Coosemansstraat 58 te 1030 Brussel. Desgevallend zal TBH per volledige dag afwezigheid op een stage met overnachting 60 EUR terugbetalen en 30 EUR per volledige dag afwezigheid op een stage zonder overnachting.
In geval van ziekte tijdens een stage, mag de deelnemer één stagedag afwezig zijn en de dag erop weer deelnemen. In geval van afwezigheid omwille van ziekte zal geen enkele (gedeeltelijke) terugbetaling gebeuren.
5. In geval van overmacht die TBH ertoe verplicht de stage in haar geheel te annuleren en dit voor 8u ‘s morgens van de eerste stagedag, zal TBH 75% van de inschrijvingsgelden terugbetalen.
In geval van overmacht die TBH ertoe verplicht een reeds aangevatte stage te annuleren, zal TBH voor stages met overnachting 60 EUR per volledige geannuleerde stagedag terugbetalen en voor stages zonder overnachting 30 EUR per volledige geannuleerde stagedag.

6. TBH behoudt zich het recht om een stage te annuleren in geval van onvoldoende inschrijvingen tot twee weken voor het begin van de stage. In dit geval, wordt het voorschot helemaal terugbetaald.

5. Aansprakelijkheid
In geval van het moedwillig schade toebrengen aan of ontvreemden van materiaal dat eigendom is van TBH of van de gastclub, zullen de deelnemers verantwoordelijk gesteld worden. TBH ziet af van elke aansprakelijkheid in geval van verlies of diefstal van persoonlijk materiaal toebehorend aan de deelnemers.

6. Gedragsregels
Het is de deelnemers verboden te roken of alcohol te drinken tijdens de stages op straffe van uitsluiting en dit zonder enige terugbetaling, zelfs gedeeltelijk, van het inschrijvingsgeld.
In geval het gedrag van een deelnemer door de stageverantwoordelijke als onaanvaardbaar beoordeeld wordt, behoudt TBH zich het recht om de deelnemer uit te sluiten en dit met gedeeltelijke terugbetaling van het inschrijvingsgeld ten bedrage van 75 EUR per volledige uitgesloten stagedag voor stages met overnachting en 35 EUR per volledige uitgesloten stagedag voor stages zonder overnachting.
We vragen aan de ouders/voogden om de gedragscode samen met hun kind door te nemen voor het begin van elke stage. Hierin worden enkele gedragsregels vastgelegd waarvan we verwachten dat ze ten allen tijde door elke deelnemer gerespecteerd worden.

7. Uurrooster
Het uurrooster wordt in principe in de voorafgaande communicatie voor elk evenement vermeld, zoniet kan dit op de website gevonden worden.

8. Materiaal
De precieze lijst van het materiaal dat nodig is voor een vlot verloop van de stage wordt in de voorafgaande communicatie voor elk evenement meegedeeld. Het dragen van gebits- en scheenbeschermers is verplicht op het hockeyveld.
Het gebruik van mobiele telefoons is verboden tijdens de stages met overnachting. Deze zullen door de stageverantwoordelijken in beslag genomen worden en op het einde van de stage aan hun eigenaars teruggegeven worden.
Het gebruik van mobiele telefoons wordt ten stelligste afgeraden tijdens de stages zonder overnachting en is verboden tijdens de hockeyactiviteiten.

9. Medisch
We vragen aan de ouders/voogden om eventuele bijzonderheden inzake allergieën, voedselintoleranties of medische aandoeningen te melden op het einde van elke inschrijvingsformulier. De gegevens die in de medische vragenlijst vermeld worden vallen onder de verantwoordelijkheid van de ouders/voogden. Ouders/voogden kunnen altijd nog een mail sturen aan info@tomboonhockey.be om eventuele complementaire informatie mee te delen. Er wordt verondersteld dat elke deelnemer in goede gezondheid verkeert, over een goede fysieke conditie beschikt en in orde is inzake vaccinaties.
Het personeel van de TBH-stages beschikt over een EHBO-kit. In geval van gerichte behoefte of in afwachting van aankomst van een arts kan het TBH-pesoneel volgende geneesmiddelen toedienen, en dit na zorgvuldige overweging: paracetamol, ontsmettingsmiddel, ontstekingswerende zalf, herstellende zalf in geval van zonnebrand en pijnstillende zalf in geval van insectenbeet.
In noodgevallen worden de ouders/voogden zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Indien deze echter niet bereikbaar zijn en de noodwendigheid het vereist, zal zonder hun akkoord gehandeld worden.
Bij het inschrijven van uw kind voor TBH-stages, geeft u uw akkoord om de (be)handelingen die nodig geacht worden uit te laten voeren door de TBH-stageverantwoordelijken of door de verbonden medische dienstverleners. U geeft uw toestemming aan de lokale arts om die beslissingen te nemen die hij dringend en onontbeerlijk acht om de gezondheidstoestand van uw kind te garanderen, zelfs indien dit een chirurgische ingreep zou betreffen.

10. Verzekeringen
Belgische deelnemers zijn tijdens stages zonder overnachting gedekt voor ongevallen door de verzekering van de KBHB.
Voor stages met overnachting wordt een bijkomende verzekeringspolis onderschreven ter dekking van lichamelijke ongevallen en dit 24u op 24u. Deze polis dekt eveneens de deelnemers met buitenlandse nationaliteit.

Het is verplicht voor de deelnemers om tand- en beenbeschermers aan te dragen op het veld gedurende de stages op straffe van afwezigheid van verzekering bij ongevallen.

11. Portretrecht
Bij het inschrijven van uw kind voor TBH-stages geeft u de toestemming om uw kind te fotograferen. Het is mogelijk dat de gemaakte foto’s op sociale media verspreid worden, evenals op de website www.tomboonhockey.be  en dit met als bedoeling de activiteiten te illustreren die onze vereniging aanbiedt.

Bij het inschrijven van uw kind voor TBH-stages, geeft u ook de toestemming dat zulke foto’s eventueel gebruikt worden door onze partners voor reclamedoelen.

12. Bevoegde rechtbanken
In geval van geschil zijn de rechtbanken van het arrondissement Brussel bevoegd.